Dapat undangan nikah di Portugal, sudah buat draft rute kota & negara mana yang akan dikunjungi di Eropa, sudah beli asuransi perjalanan untuk setahun, tiket pulang pergi sudah ditangan, dan akhirnya yang bikin deg-degan telah tiba. Untuk bisa ke Eropa, sebagai pemegang passport Indonesia, kita harus buat visa Schengen. Dengan visa Schengen ini, kita bisa mengunjungi wilayah Schengen yang terdiri dari 26 negara Eropa yang telah menghapus segala jenis kontrol perbatasannya.

Visa Kunjungan Berwisata

Ada berbagai jenis visa yang Uni Eropa tawarkan untuk kalian yang ingin bepergian dalam jangka waktu singkat maupun yang jangka panjang. Namun di tulisan ini aku hanya berbagi pengalaman pertama aku untuk mendapatkan Schengen Visa type C. Dimana visa ini mengizinkan kita travel untuk tujuan pariwisata, mengunjungi sanak saudara ataupun teman, dan untuk bisnis hingga 90 hari (visa kunjungan singkat) dengan keberangkatan dalam 180 hari sejak visa Schengen kita di approved.

Jadi aku apply visa ini melalui VFS Global Australia dan Kedutaan Austria di Canberra yang mewakili Kedutaan Jerman di Australia. Agak panjang yah urusannya, karena memang tidak ada Kedutaan Jerman di Australia dan diwakilkan oleh Kedutaan Austria di Canberra, ibukota Australia. Anw, syarat utama negara mana yang kita approach untuk apply visa akan tergantung dari negara mana yang paling lama dikunjungi. Berdasarkan itinerary yang aku buat dan masukkan, aku harus apply melalui Jerman. Namun kalau kalian memiliki dua atau lebih negara dengan durasi kunjungan yang sama, kalian bisa memilih negara pertama kalian datangi di Uni Eropa.

Disamping itu, kita bisa ajukan visa ini paling cepat 3 bulan atau 90 hari dan paling lambat 15 hari sebelum jadwal keberangkatan kita. Kalau aku, lebih cepat lebih baik untuk mengurus visa ini supaya lebih cepat leganya dan lebih banyak waktu untuk ajukan visa lagi atau mengubah rencana kalau visa kita ditolak (the worse scenario). Belum lagi kalau kita ajukan visa bertepatan dengan hari libur atau pick season ataupun lagi rame yang apply visa Schengen.

Kalau kita mau mengajukan visa ini dari Australia, kita harus menunjukan bukti bahwa kita tinggal legal di Australia dan paling tidak sudah tinggal disini 6 bulan atau lebih. Karena kalau tidak, kalian tidak diizinkan apply visa Schengen ini di Australia. Di bawah ini aku akan urutkan langkah-langkah yang aku lalui untuk mengajukan Visa Schengen Type C (jangka pendek) ke Eropa untuk tujuan berlibur dari Australia:

Membuat Janji Temu

Sebenarnya sebelum membuat janji temu online ini, aku sudah cari-cari info sebanyak mungkin tentang dokumen apa saja yang saya butuhkan untuk pengajuan visa Schengen melalui Jerman. Jadi setelah mengumpulkan dokumen yang saya punya, baru saya mulai membuat atau menentukan kapan saya akan memasukan semua dokumen yang dibutuhkan di kantor VFS global. Jadi aku buat janji temu melalui website vfs global disini. Dalam proses pembuatan janji temu, kita akan membutuhkan passport kita, jadi pastikan kita memilikinya saat pengisian data.

Di website nya, aku daftar buat akun baru dulu karena aku belum punya akun VFS sebelumnya. Setelah itu, aku log-in di akun yang baru dibuat, lalu mulai mengisi beberapa data yang membutuhkan passport kita dan memilih pilihan tanggal dan jam yang tersedia. Aku memilih tanggal kira-kira kapan aku bisa mengumpulkan semua dokumen yang dibutuhkan secara lengkap. Paling tidak kita tau seberapa banyak slot tanggal dan jam yang tersedia, soalnya dibandingkan di Indonesia, slot di Australia untuk mengajukan visa Schengen tidak banyak (berdasarkan pengalaman pengajuan di Canberra, bisa berbeda dengan kota yang lebih besar di Australia). Aku saja hanya punya pilihan hari selasa rabu kamis dan hanya jam 9.30 & 10 pagi saja. Setelah booking online selesai, kalian akan langsung dapat:

  • Email isinya konfirmasi jadwal janji temu
  • Daftar dokumen yang dibutuhkan (dicentang dokumen yang kita punya)
  • Formulir pengajuan aplikasi visa (diisi secara lengkap & akurat)

Ketiga dokumen diatas aku print, diisi sesuai dengan instruksi, dan dibawa saat memasukan semua dokumen pengajuan visa Schengen ini lewat VFS Global.

Buat janji temu online

Menyiapkan Dokumen Aplikasi Visa

Setelah membuat janji temu, aku cetak ketiga dokumen diatas, dan mulai melengkapi dokumen yang belum aku punya.

Daftar dokumen yang aku ajukan dibawah ini, aku cetak di kertas A4 dan pastikan terbaca dengan jelas. Semua dokumen harus diajukan dalam bahasa Inggris juga, jadi perlu di translate kalau belum punya (bagi kalian yang apply dari Indonesia).

  • Cetak ‘Daftar Dokumen yang dibutuhkan’ dan di centang kalau kita bawa dokumennya
  • Formulir Pengajuan visa Schengen yang sudah diisi lengkap dengan tanda tangan juga. Formulir ini bisa diisi manual maupun digital. Aku isi manual, yang penting diisi dengan benar sesuai petunjuk dan ditanda-tangani juga.
  • Buat jadwal temu secara online dan cetak ‘Appointment confirmation letter’ (Surat konfirmasi jenji temu yang ada barcode nya).
  • Bawa paspor yang masih berlaku paling tidak 3 bulan setelah keberangkatan kita dari wilayah Schengen, minimal ada 2 halaman kosong, dan paspor nya tidak dikeluarkan lebih dari 10 tahun.
  • Pas Foto 2 lembar sesuai standar ICAO dan tidak lebih dari 6 bulan. Ukuran 3.5 x 4.5cm, latar belakang putih, dan wajah mengisi 80% dari keseluruhan foto. Kalian bisa ke tempat foto dan bilang aja untuk buat visa Schengen Jerman, biasanya tukang foto punya ukuran atau standar ketentuan. Kalau di Australia, aku foto dan cetak langsung prosesnya kurang dari 5 menit di Kantor Pos. Standarnya langsung dapat 6 lembar, biaya A$ 19.95. Alternatif lain bisa foto di ‘office works’ dll.
  • Proof of Visa Status in Australia. Bukti status visa tinggal di Australia. Cetak ‘VEVO verification email’ dan email langsung ke dari website the Australian Department of Home Affairs (Imigrasi Australia) ke info.ausau@vfshelpline.com pada hari yang sama saat pengajuan dokumen visa ke VFS Global. Ini dokumen tambahan bagi mereka yang mengajukan visa nya di Australia.
  • Cetak bagian konfirmasi tiket pulang-pergi ke Eropa. Kalau tiket ini aku ambil resiko sendiri, karena tiketnya sudah aku bayar. Ada beberapa orang yang aku dengar pakai tiket dummy dan di approved lalu tiketnya dibatalin setelah dapat visa (resiko ditanggung sendiri).
  • Cetak polis asuransi, termasuk data yang memperlihatkan informasi nilai pertanggunan, apa saja yang ditanggung, negara mana saja yang diberlaku asuransi nya, dan periode berlaku asuransi. Syarat asuransi perjalanan yang diminta adalah minimal nilai pertanggungan EUR 30k (490 Juta Rupiah), dimana mencakup perawatan medis yang mendesak (urgent medical treatment), rawat inap (hospialisation), pemulangan karena alasan medis (repatriation for medical reasons), pemulangan jenazah (repatriation of mortal remains) and biaya pemakanan (funeral expenses). Asuransi nya juga harus berlaku disemua negara Schengen dan selama masa tinggal di Eropa. Aku beli asuransi secara online dan berlaku untuk setahun, karena memang sudah dipertimbangkan aku punya beberapa trip dalam setahun. Dan jatohnya lebih murah dibandingkan beli satu-satu. Saat pengajuan dokumen ini, aku lihat staff VFS nya mengstabilo dengan teliti gitu dokumen polis asuransi yang aku ajukan. Bahkan sempat nanya ke aku, kalau asuransi aku tidak termasuk ‘pemulangan karena alasan medis’, namun aku sudah cek koq kalau termasuk, jadi aku periksa lagi asuransi ku dan nunjukin ke mba nya. Dan ternyata mba-nya, tidak kelihatan dan memang tulisannya agak kecil. Untung saja, padahal aku sudah deg-degan diluan, masih pagi mba-nya sudah kasih senam jantung nih…
  • Bukti tempat tinggal selama di area Schengen, aku menggunakan konfirmasi hotel yang aku booking melalui website booking.com. Aku booking hotel yang bisa di cancel gratis dan tidak perlu bayar didepan. Karena memang itinerary yang aku ajukan belum pasti juga. Masih bisa ada perubahan.
  • Fotokopi akta nikah yang telah disahkan/ disertifikasi oleh JP (Justice of the Peach). Sertifikasi ini bagi mereka yang ajukan dari Australia saja.
  • Bukti residensi atau keterikatan dengan Australia. Aku masukan cetak ‘general tenancy agreement’ aka surat kontrak sewa rumah aku selama setahun dan ‘Annual rates assessment notice’ (bagi mereka yang punya property)
  • Bukti kepemilikan dana untuk membiayai perjalanan kita selama di Eropa. Di daftar yang diberikan dari VFS/ kedutaan, tidak mencantumkan minimal nominal tertentu namun berdasarkan research online, minimal 50 juta atau dikali saja berapa hari kalian akan berada di Eropa dan 1jt Rupiah per hari. Tidak ada nominal yang pasti, jadi aku kira-kira aja tergantung seberapa mahal negara yang akan aku kunjungi dan hitung kotor lalu dilebihkan. Di sini, aku hanya ke Westpac, bank tempat nabung, untuk minta Rekening Koran 3 bulan terakhir dan cap bank. Dokumen ini aku ambil satu hari sebelum tanggal pengajuan visa, supaya tanggal rekening koran aku itu tanggal terkini. Dan pas juga hari gajian malam sebelum cetak RK, lumayan nambah-nambah nominal nya gitu.
  • Cetak Surat Konfirmasi Pekerjaan saat ini yang aku minta dari HRD hotel tempat kerja
  • Envelop Post Express ukuran A4 500g, yang aku beli di Kantor Post Australia, lalu aku isi sendiri dengan alamat tempat tinggal. Ini berguna untuk pengembalian paspor kita nanti.
  • Aku juga menambahkan ‘Itinerary Perjalanan’ yang aku buat.
Lampiran Itinerary untuk Pengajuan Visa Schengen

Menghadiri Visa Appointment

Aku datang 5 menit lebih awal untuk menghadiri janji temu, dimana aku langsung disuruh duduk untuk tunggu dipanggi. VFS global di Canberra saat itu tidak terlalu besar hanya terlihat 3 bilik/ ruangan saja. Ruangan itu dipisahkan tergantung visa yang diajukan, ada ruangan untuk pengajuan visa UK, India (aku tidak yakin soal ini), dan Schengen (untuk negara Austria, Belgium, Denmark, Estonia, Jerman, Iceland, Lithuania, Norway, Slovenia, dan Swedia). Karena tidak ada kerjaan, sambil nunggu, aku sambil nulis-nulis tuh negara Schengen mana saja yang ajukan disini 🙂

Akhirnya saya disuruh masuk dan duduk. Petugasnya kemudian mulai menanyakan dokumen satu per satu, namun tidak sesuai dengan urutan daftar yang mereka email ke aku sebelumnya, padahal sudah aku susun sesuai dengan instruksi mereka. Mungkin daftar mereka ada perubahan urutan, namun tidak di update (hanya tebak-tebakan aku saja dalam hati, ehehe). Untungnya aku pakaian stiker pembatas, jadi saat petugasnya menanyakan suatu dokumen, aku langsung gercep memberikan dokumen yang diminta.

Saat mereka minta foto, aku tidak bawa sama sekali soalnya aku sudah reservasi foto sama mereka lewat website mereka. Ternyata, fasilitas foto di VFS saat itu dihentikan karena Corona sampai saat itu dan mereka tidak update info apa-apa di website mereka. Untungnya di Australia, ada tempat foto dan cetak langsung jadi di Kantor Pos dan tempatnya juga tidak terlalu jauh bisa jalan kurang dari 5 menit. Karena itu salah mereka, jadi aku diizinkan untuk foto saat itu. Padahal fasilitas foto VFS lebih murah dibandingkan dengan Kantor Pos.

Pokoknya pertugas saat itu lebih fokus memeriksa dokumen dan menstabilo dokumen yang aku serahkan. Aku hanya ditanya tentang kejelasan dan kelengkapan dokumen ku saja. Aku juga memberikan itinerary perjalanan ku, walaupun tidak ditanya sama petugasnya. Kita bisa koq melampirkan beberapa dokumen untuk memperkuat dokumen utama kita, namun tidak semua diterima. Anw, aku juga membawa dokumen asli dan dokumen lainnya yang mungkin ditanya, namun ternyata tidak ditanya sama sekali. Paling tidak, aku sudah berjaga-jaga, siapa tau diperlukan.. hehehe.

Setelah sesi dokumen selesai, aku bayar biaya visa dan biaya admin VFS menggunakan kartu Debit. Total yang saya bayar A$ 187 sekitar Rp. 1.870.000. Kemudian proses terakhir yang aku lalui adalah pengambilan data sidik jari.

Sampai di rumah, aku selalu dapat email update proses visa ku. 5 hari kemudian, aku ke kotak pos rumahku, eh sudah ada envelope yang sudah kutunggu-tunggu. Puji Tuhan, visa Schengen pertama mu di approved dan berlaku selama sebulan serta multiple entries. Senang banget, tidak dapat digambarkan dengan kata-kata.

Summary & Biaya Pengajuan Visa:

  • Beli envelope di kantor Pos A$ 9.5
  • Foto dan cetak langsung jadi di Kantor Pos A$ 19.95
  • Kamis 23 Februari 2023, jam 9.30 pagi, menghadiri janji temu di VFS Global
  • Biaya Visa Schengen A$ 123
  • Biaya administrasi VFS A$ 64
  • 23 Februari 2023, sekitar 12 pm: Dapat email kalau dokumen kita sudah dikirim ke Kedutaan Austria untuk diproses
  • Dapat email tanggal 27 Februari, Paspor sudah dikirim ke alamat rumah ku lewat kurir
  • 28 Februari, paspor diterima, Puji Tuhan, Visa Schengen di approved